A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, ou seja, com a identificação de como o tempo é utilizado, do que não satisfaz, e do que desejamos mudar.
Eventos e hábitos que levam ao mal uso do tempo são desperdiçadores. Dependendo de suas fontes, eles podem ser de ordem institucional (externo) - ainda que seu controle seja feito pelo administrador – e são gerados por eventos ou outras pessoas, tais como excesso de papéis, de interrupções, telefonemas, barulhos, distrações visuais.
Ou de natureza pessoal (internos), como desorganização e indefinição de prioridades, indecisão, tendência a procrastinação, perfeccionismo e tentativa de esconder a verdade de si mesmo. Mesmo que os obstáculos externos sejam removidos, as possibilidade de administrar o tempo apenas aumentam quando os empecilhos pessoais forem conquistados.
Algumas atitudes podem ser tomadas para começar a organização do espaço de atividades, entre elas: agendamento e redirecionamento de tarefas; diminuição de papéis informativos, de interrupções, de telefonemas, e até mesmo de reuniões. Todos estes empecilhos carregam momentos valiosos e perda de produtividade. Ao se ver desorganizado, a tendência à procrastinação aumento, na busca pela resolução dos problemas por eles mesmos.
Dentre as técnicas apresentadas por Chaves para a contenção de tarefas está a elaboração de uma “Lista Mestra”, onde os projetos em desenvolvimento de curto, médio e longo prazo são incluídos. A partir desta lista os projetos são priorizados e quebrados em tarefas até que estas tarefas sejam suficientemente pequenas para ser incluídas na Lista de Lembretes para agendamento.
A Lista de Lembretes incluirá todas as atividades a serem feitas e que podem ser incluídas na agenda diária como um item. A princípio, essas atividades devem levar até quatro, ou, talvez, duas horas por dia.
A escolha dos projetos da Lista Mestra a serem divididos impõe outra dificuldade à maioria das pessoas: definir prioridades. Organizando a Lista Mestra, as atividades podem ser classificadas segundo dois critérios: tipo e prioridade. Em relação ao tipo, podem ser “compromissos”: marcados dia e hora, e o não cumprimento é exceção e portanto a atividade é prioritária; e “a fazer” são atividades que não possuem tempo determinado e podem ser feitas no decorrer da semana. Esta última pode ter data limite o que lhe transforma em compromisso.
Resumindo, as atividades são manejadas num quadro que inclui:atividade, prazo, resultado, facilidade, prioridade e finalizado.
As atividades “a fazer” estão associadas à prioridades. Elas podem ser importantes e urgentes; importantes e não-urgentes; urgentes e não-importantes; e ainda não-importantes e não-urgentes ou de pouco impacto se não forem executadas.
Pessoas pró-ativas fazem importantes contribuições enfocando atividades que fazem uma diferença significativa nos resultados. Agindo proativamente, é possível desenvolver a disciplina de fazer coisas importantes mas não necessariamente "urgentes". O sucesso vem de ser proativo, de trabalhar naquilo que mais importa, de conduzir resultados em longo prazo e de continuidade. Pessoas reativas, por outro lado, vêem-se presas nas coisas que menos importam. Atividades tais como planejamento, preparação, manutenção preventiva e comunicação interpessoal são importantes mas negligenciadas com freqüência, pela ausência de iniciativa. Em geral se espera até que uma crise ou problema surja para que haja reação.
A importância do estabelecimento de prioridades e na concentração de esforços pode ser bem entendida através do Princípio de Pareto ou Lei de 20/80 que pode ser enunciada da seguinte maneira: Em 80% dos casos, “Os itens mais significativos de um determinado grupo normalmente constituem um pequeno percentual do número total de itens do grupo” ou “80% do valor provém de 20% dos itens” ou “20% dos clientes geram 80% do faturamento”. O mesmo pode ser aplicado ao tempo: 80% de tempo e esforços despendidos produzem 20% dos resultados.
Eventos e hábitos que levam ao mal uso do tempo são desperdiçadores. Dependendo de suas fontes, eles podem ser de ordem institucional (externo) - ainda que seu controle seja feito pelo administrador – e são gerados por eventos ou outras pessoas, tais como excesso de papéis, de interrupções, telefonemas, barulhos, distrações visuais.
Ou de natureza pessoal (internos), como desorganização e indefinição de prioridades, indecisão, tendência a procrastinação, perfeccionismo e tentativa de esconder a verdade de si mesmo. Mesmo que os obstáculos externos sejam removidos, as possibilidade de administrar o tempo apenas aumentam quando os empecilhos pessoais forem conquistados.
Algumas atitudes podem ser tomadas para começar a organização do espaço de atividades, entre elas: agendamento e redirecionamento de tarefas; diminuição de papéis informativos, de interrupções, de telefonemas, e até mesmo de reuniões. Todos estes empecilhos carregam momentos valiosos e perda de produtividade. Ao se ver desorganizado, a tendência à procrastinação aumento, na busca pela resolução dos problemas por eles mesmos.
Dentre as técnicas apresentadas por Chaves para a contenção de tarefas está a elaboração de uma “Lista Mestra”, onde os projetos em desenvolvimento de curto, médio e longo prazo são incluídos. A partir desta lista os projetos são priorizados e quebrados em tarefas até que estas tarefas sejam suficientemente pequenas para ser incluídas na Lista de Lembretes para agendamento.
A Lista de Lembretes incluirá todas as atividades a serem feitas e que podem ser incluídas na agenda diária como um item. A princípio, essas atividades devem levar até quatro, ou, talvez, duas horas por dia.
A escolha dos projetos da Lista Mestra a serem divididos impõe outra dificuldade à maioria das pessoas: definir prioridades. Organizando a Lista Mestra, as atividades podem ser classificadas segundo dois critérios: tipo e prioridade. Em relação ao tipo, podem ser “compromissos”: marcados dia e hora, e o não cumprimento é exceção e portanto a atividade é prioritária; e “a fazer” são atividades que não possuem tempo determinado e podem ser feitas no decorrer da semana. Esta última pode ter data limite o que lhe transforma em compromisso.
Resumindo, as atividades são manejadas num quadro que inclui:atividade, prazo, resultado, facilidade, prioridade e finalizado.
As atividades “a fazer” estão associadas à prioridades. Elas podem ser importantes e urgentes; importantes e não-urgentes; urgentes e não-importantes; e ainda não-importantes e não-urgentes ou de pouco impacto se não forem executadas.
Pessoas pró-ativas fazem importantes contribuições enfocando atividades que fazem uma diferença significativa nos resultados. Agindo proativamente, é possível desenvolver a disciplina de fazer coisas importantes mas não necessariamente "urgentes". O sucesso vem de ser proativo, de trabalhar naquilo que mais importa, de conduzir resultados em longo prazo e de continuidade. Pessoas reativas, por outro lado, vêem-se presas nas coisas que menos importam. Atividades tais como planejamento, preparação, manutenção preventiva e comunicação interpessoal são importantes mas negligenciadas com freqüência, pela ausência de iniciativa. Em geral se espera até que uma crise ou problema surja para que haja reação.
A importância do estabelecimento de prioridades e na concentração de esforços pode ser bem entendida através do Princípio de Pareto ou Lei de 20/80 que pode ser enunciada da seguinte maneira: Em 80% dos casos, “Os itens mais significativos de um determinado grupo normalmente constituem um pequeno percentual do número total de itens do grupo” ou “80% do valor provém de 20% dos itens” ou “20% dos clientes geram 80% do faturamento”. O mesmo pode ser aplicado ao tempo: 80% de tempo e esforços despendidos produzem 20% dos resultados.
Nenhum comentário:
Postar um comentário